たたき台を率先して作ろう

どんなプロジェクトにも始まりがあります。

経営者や上司から、「○○を検討して提案してほしい」というパターンが多いのではないでしょうか。

例えば、あなたは経営企画室課長で、経営者から「A商品の収益改善プランを作ってくれ」と言われたとします。テーマは自部門だけでまとめきれないので、他部署の関係者を集めて作戦会議を開きます。

その時、あなたはどうするでしょうか。。。?

想定パターン 1
経営者から言われたことを伝え自部門だけの課題ではないので、みんなでどうするか考えようと話し、意見を出してもらう。

想定パターン 2
経営者から言われたことを外部環境、社内の状況を踏まえて、自身の解釈を加味した「プロジェクト進行案」を話し、それに対して意見を出してもらう。

パターン1の場合、その会議のアウトプットは、「みなさんの意見ありがとうございます。みなさんから頂いた意見を取りまとめて次回改めて会議をしたいと思います。」と、意見収集となっていないでしょうか。全員から意見を聞いてしまったので、会議後に各部署の意向を忖度し頭を悩ませながら、ぼんやりとした資料ができて、次回会議もフワフワしたまま、まとまる気配なく続く。もしくは、一気にプロジェクトを進めようと前回の会議で議論していなかったことを織り込み、混乱を招く。
特に役割分担のところに名前を入れられた人から、「前回そんなことは言っていない」と憤慨されることもあるかもしれません。

パターン2の場合、事前に現状理解やプロジェクトの進行イメージを持ち、資料化するなど手間がかかるが、会議では自身の解釈した「たたき台」があるので、会議は「YesかNo」、「Noなら代替案を出してほしい」という進め方ができるでしょう。

後者は、「たたき台」があるからそこをベースに”補正”して完成していくことができます。時には削ったり足したりも必要ですが、あくまで肉付け程度で「ベース」に沿った進行ができるでしょう。

私の経験上、事前準備でしっかり考え資料化(見える化)できている段階で、大きな補正なく進めることができるか決まります。

よって、こちらの方が圧倒的に進行が早くなります。また、プロジェクト化以降も最もプロジェクトを熟知しているリーダー的な立場で関わることができます。

ぜひ、経営者からの指示に対して、自分なりに内容をかみ砕いて資料化してから、関係部署との打ち合わせに入ってみてもらいたいです。(向井)

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